En tant que chauffeur VTC, vous êtes tenu de délivrer une facture à chaque course effectuée pour le compte d'un client professionnel — et dans la majorité des cas, même pour les particuliers. Ce document comptable n'est pas une simple formalité : il constitue la preuve légale de la prestation, protège vos droits en cas de litige et vous permet de justifier vos recettes auprès de l'administration fiscale. Voici tout ce que vous devez savoir pour facturer correctement en 2026.
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Pourquoi la facturation est obligatoire pour les chauffeurs VTC
La facturation VTC repose sur deux fondements juridiques. D'une part, le Code de commerce (article L441-9) impose à tout professionnel de délivrer une facture pour chaque vente de produit ou prestation de service réalisée entre professionnels. D'autre part, le Code general des impots (article 289) etend cette obligation à de nombreuses situations impliquant des particuliers, notamment lorsque le client en fait la demande.
Pour les chauffeurs VTC, cette obligation prend une dimension supplémentaire. La réglementation du transport routier de personnes exige la conservation de documents de suivi pour chaque course. La facture fait partie de ces documents et doit être archivée pendant au moins 10 ans (obligation comptable classique).
En pratique, vous devez émettre une facture dans les situations suivantes :
- Courses B2B : lorsque votre client est une entreprise (contrats de mise à disposition, conventions avec des hotels, agences de voyage, etc.), la facture est obligatoire dans tous les cas.
- Courses B2C : lorsque votre client est un particulier, la facture est obligatoire des que le montant dépasse 25 euros TTC ou si le client la demande. En dessous de ce seuil, un ticket ou une note suffit, mais la facture reste recommandée.
- Courses via plateforme : lorsque vous opérez via les plateformes de mise en relation, la plateforme émet généralement la facture au client final. Toutefois, vous devez facturer la plateforme pour la commission qu'elle vous reverse, ou à minima conserver les relevés comme justificatifs comptables.
Ne pas facturer vous expose à une amende de 75 000 euros (personne physique) et peut entrainer un redressement fiscal si l'administration considere que vous avez dissimule des recettes.
Les mentions obligatoires sur une facture VTC en 2026
Une facture VTC doit comporter un certain nombre de mentions imposees par le Code de commerce et le Code general des impots. Voici la liste exhaustive applicable en 2026 :
Informations sur le prestataire (vous)
- Nom ou dénomination sociale de votre entreprise
- Adresse du siège social
- Numero SIREN ou SIRET
- Numero de TVA intracommunautaire (si vous êtes assujetti à la TVA)
- Numero d'inscription au registre VTC délivré par la préfecture
- Forme juridique et capital social (si société)
- Mention du regime de TVA : si vous êtes en franchise en base de TVA (micro-entreprise sous les seuils), vous devez indiquer « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
Informations sur le client
- Nom ou dénomination sociale du client
- Adresse de facturation du client
- Numero SIREN/SIRET du client (si professionnel)
Informations sur la prestation
- Numero de facture : unique et sequentiel (ex. : 2026-001, 2026-002...)
- Date d'emission de la facture
- Date de la course ou de la prestation
- Description de la prestation : trajet effectue (adresse de prise en charge, destination), nombre de passagers, véhicule utilise
- Duree de la prestation (facultatif mais recommandé)
- Montant HT de la course
- Taux de TVA applicable (10 % pour le transport de personnes, ou mention de franchise)
- Montant de la TVA
- Montant TTC
- Conditions de paiement : date d'échéance, pénalités de retard, indemnite forfaitaire de recouvrement (40 euros)
- Mode de paiement utilise (carte bancaire, virement, especes)
Mentions complémentaires recommandées
- Mention de votre assurance responsabilite civile professionnelle
- Conditions générales de vente au verso ou en annexe
- References du bon de commande ou du bon de réservation le cas échéant
Attention : l'absence d'une mention obligatoire peut entrainer une amende de 15 euros par mention manquante et par facture, avec un plafond de 25 % du montant de la facture.
Modele de facture VTC
Un bon modèle de facture VTC doit être clair, professionnel et conforme à la réglementation. Il doit reprendre l'ensemble des mentions obligatoires listees ci-dessus et presenter les informations de maniere structurée.
Votre facture devrait comporter les blocs suivants :
- En-tête : votre logo, vos coordonnées completes, et le numéro d'inscription VTC
- Bloc client : coordonnées du client
- Details de la course : un tableau avec la date, le trajet, la description du service, le montant HT, le taux de TVA et le montant TTC
- Recapitulatif : total HT, total TVA, total TTC
- Pied de page : conditions de paiement, mentions légales, coordonnées bancaires pour le virement
Plutot que de creer vos factures manuellement sous Excel ou Word — avec le risque d'oublier une mention obligatoire ou de faire une erreur de numerotation — nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de facturation VTC automatique. VTC Planner génère automatiquement des factures conformes à partir des informations de la course, avec une numerotation séquentielle, toutes les mentions légales requises, et l'envoi automatique au client par e-mail ou SMS.
Les avantages de la facturation automatisee
- Gain de temps : la facture est générée en un clic à la fin de chaque course
- Conformite garantie : toutes les mentions obligatoires sont pre-remplies
- Numerotation automatique : plus de risque de doublon ou de trou dans la sequence
- Archivage sécurisé : vos factures sont conservees pendant 10 ans dans le cloud
- Export comptable : les données sont directement exploitables par votre expert-comptable
Avec un module de comptabilité VTC intégré, vous suivez votre chiffre d'affaires, votre TVA collectee et vos charges en temps reel.
Facturation électronique VTC : ce qui change en septembre 2026
L'un des changements majeurs de l'année 2026 concerne l'obligation de facturation électronique (e-invoicing) pour les entreprises etablies en France. Cette réforme, initialement prévue pour 2024 puis repoussée, entre en vigueur de maniere progressive :
- 1er septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Obligation d'émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI.
- 1er septembre 2027 : obligation d'émettre des factures électroniques étendue aux PME et micro-entreprises.
Ce que cela signifie pour les chauffeurs VTC
Si vous êtes micro-entrepreneur ou gérant d'une petite société VTC, vous devrez être en mesure de recevoir des factures électroniques des septembre 2026. Concretement, cela implique de vous inscrire sur une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l'administration fiscale, ou d'utiliser le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro.
A partir de septembre 2027, vous devrez également émettre vos propres factures au format électronique structure (Factur-X, UBL ou CII). Les factures PDF simples ne seront plus acceptées pour les echanges entre professionnels.
Comment vous preparer
- Vérifiez votre logiciel de facturation : assurez-vous qu'il est compatible avec les formats e-invoicing (Factur-X au minimum)
- Inscrivez-vous sur une PDP ou sur Chorus Pro avant l'échéance
- Mettez à jour vos coordonnées dans l'annuaire des entreprises
- Formez-vous aux nouvelles procedures d'envoi et de reception
VTC Planner travaille activement à l'integration de la facturation électronique pour que la transition soit transparente pour ses utilisateurs. Vous n'aurez aucune demarche supplémentaire à effectuer : vos factures seront automatiquement générées au bon format et transmises via la plateforme partenaire.
Questions frequentes
Dois-je facturer les courses réalisées via les plateformes de mise en relation ?
En principe, c'est la plateforme qui facture le client final pour la course. En revanche, vous devez disposer d'un justificatif pour chaque course réalisée (le relevé de la plateforme fait office de pièce comptable). Si vous avez des clients en direct en parallèle, vous devez bien sûr leur émettre une facture en bonne et due forme. L'important est de pouvoir justifier 100 % de vos recettes en cas de contrôle.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Vous devez conserver vos factures pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rapportent. Cette obligation s'applique aussi bien aux factures émises qu'aux factures recues. Le stockage peut être numerique à condition de garantir l'intégrité, la lisibilité et la pérennité des documents.
Puis-je utiliser un tableur Excel pour mes factures ?
Techniquement oui, mais ce n'est pas recommandé. Un tableur ne garantit pas la conformite des mentions obligatoires, ne gere pas automatiquement la numerotation séquentielle et ne sera pas compatible avec les exigences de facturation électronique à venir. Un logiciel de facturation VTC automatique vous fait gagner du temps et vous protege des erreurs.
Quel taux de TVA appliquer sur mes factures VTC ?
Le taux de TVA applicable au transport de personnes en France est de 10 % (taux intermédiaire). Ce taux s'applique à la prestation de transport proprement dite. Si vous êtes en franchise en base de TVA (micro-entrepreneur sous le seuil de 77 700 euros de CA annuel), vous n'appliquez pas de TVA et devez mentionner « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur vos factures.
Que faire si un client refuse de payer ma facture ?
En cas d'impaye, vous disposez de plusieurs recours. Commencez par une relance amiable (e-mail, courrier recommandé). Si le client ne reagit pas, vous pouvez engager une procedure de recouvrement. La facture est votre preuve principale : sans elle, il est quasiment impossible de faire valoir vos droits. C'est une raison de plus pour facturer systematiquement chaque prestation.